Gemlik Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün organize ettiği kişisel gelişime yönelik hizmet içi eğitim seminerleri devam ediyor. İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümünden Prof. Dr. Niyazi Çiçek ile “Resmi Yazışma Kuralları, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv ile Standart Dosya Planı” konulu seminer gerçekleşti. Ticaret ve Sanayi Odası Toplantı Salonunda gerçekleşen seminere Belediye Başkan Yardımcısı Kadir Erol ve Vedat Büyükgölcigezli’nin yanı sıra, daire müdür ve amirleriyle birlikte çok sayıda belediye personeli katıldı.
Belediye personeliyle samimi bir sohbet havasında diyaloglara giren Prof. Dr. Niyazi Çiçek, Bilgi ve Belge yönetiminin önemine dikkat çekti. Resmi yazışmalara en çok ihtiyaç duyan mesleklerin başında belediyeciliğin geldiğini vurgulayan Çiçek, işyerinde Osmanlı döneminden günümüze evrak kayıtları hakkında çarpıcı açıklamalarda bulundu, “Arşivleme ve belge yönetimi aslında bildiğimizi sandığımız ancak üzerinde neredeyse hiç düşünemediğimiz bir geçmişe sahiptir. Devlet kurumlarının kendi aralarında, özel ve tüzel kişilerle ve kuruşlarla yaptığı veya kişilerin devlet kurumları ile yaptıkları yazışmalar resmi yazışmaları oluşturmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim amacıyla kullanılan bu resmi yazılar gönderilen makamın derecesine, konusuna göre şekilleniyordu: Yazının bölümleri ve ifadeleri değişebilmekte olup, resmi yazışmalarda kullanılan evraklarda genel olarak ilk göze çarpan, ifadelerin ciddi, resmi ve sade bir şekilde kullanılmasıydı. Günümüz yazışmalarında da bunu açıkça görmek mümkündür; fakat Osmanlı dönemi yazışmalarına bakıldığında edebi değer taşıyan ifadelerin sıkça yer aldığını görmekteyiz. 1928 harf inkılabından önce besmele-i şerifin sembolü olan “hüve” ile resmi yazılara başlanmaktaydı. “Pek Muhterem”, “Sayın”, “Saygı Değer” gibi ifadelerin yerini zamanla “Sayın” kelimesine bırakmış olup tüm sistem harf inkılabının neticesinde uluslararası bir kimliğe kavuşmuştur. Arap harflerinden latin harflerine geçiş sırasında ilk zamanlar Fransız yazışmaları model alınmış olup kendi kültürümüze uyarlanmıştır. Bilgi ve belge yönetimi denildiğinde akıllara daha çok yazmak-göndermek gibi kara düzen bir sistem geliyor” dedi. Niyazi Çiçek, “Daha sonra sırası ile diğer kurallar birbirini takip ediyor. Kulaktan kulağa oynar gibi birinin yaptığı yanlış diğerinin o yanlışın üzerine koymasıyla devam ediyor. Nasıl başlarsa o şekilde devam ediyor. Bizler kendimizi işimizde düzgün hareket ettiğimiz ve yazışmalarımızda gereken özeni gösterdiğimiz taktirde tek düze sistematik bir yapıyla daha kurumsal bir yapıya sahip olduğumuzun izlerini yansıtmış olacağız. Unutulmamalıdır ki, bir tüzel kişiliğin en güzel vitrini yazışma kurallarıdır.” diye konuştu. “Bu kuralları bilmek saygınlık kazandırıyor” diyerek sunumunu sürdüren Çiçek, yeni neslin iş hayatında resmi yazışma kuralları, elektronik belge yönetimi ve arşiv ile standart dosya planı kuralları konusunda dikkatli olmalarını bununla beraber kendilerini geliştirmeleri konusunda diğer özel ve tüzel kişilerin yaptıkları hataları görüp uyarmanın faydalı olacağını söyledi.